Co to jest brief projektowy?
Jeśli potrzebujesz kreatywnego projektu (grafiki, strony, sklepu internetowego itp.) i chcesz zlecić jego wykonanie agencji, dowiedz się, jak istotny jest pierwszy etap współpracy – zbieranie wymagań oraz planowanie strategiczne. Dowiedz się również, na co zwrócić uwagę w początkowej fazie realizacji projektu i jak ważne są to elementy wpływające na sukces całego przedsięwzięcia. Od czego (od strony formalnej) powinien zaczynać się każdy projekt 🙂 ?
Brief to nic innego jak założenia, wytyczne do projektu. Można również przyjąć, że jest to pierwszy dokument, który definiuje zamierzenia inwestora. Musi czytelnie określać cele i cechy projektu. Jest punktem wyjścia do dalszych działań wszystkich uczestników procesu tworzenia czegoś nowego.
Metody tworzenia briefu
Nie ma jednej metody tworzenia briefu czy gotowego szablonu, ponieważ każdy projekt może dotyczyć czegoś innego. Funkcjonują bardzo różne przedsiębiorstwa, realizowane są skrajnie różne zadania…Jednak we wszelkich innowacyjnych działaniach są także zawarte elementy wspólne, niezbędne, które należy umieścić w briefie.
Każda firma projektowa, aby ułatwić sobie pracę powinna posiadać brief, który w łatwy i szybki sposób określa podstawowe wymagania i potrzeby klienta. Klient zlecając zadanie firmie, musi zawrzeć i przekazać całą istotę projektu (charakter, cele, koszt, czas realizacji itd.), co i dla niego jest dużym uproszczeniem.
Jak powstaje projekt? Jak to właściwie wygląda?
Wszystko zaczyna się oczywiście od pomysłu 🙂 Natomiast formalnie cały proces przygotowania projektu (nieistotne czy mniej czy bardziej złożonego) należy rozpocząć od zebrania wymagań od klienta. My w swojej działalności wykorzystujemy brief w formie formularza do wypełnienia lub bezpośrednią rozmowę z klientem w czasie, której zadajemy określone pytania zaczerpnięte z briefu.
Przykład briefu jaki stosujemy:
Na podstawie własnych przemyśleń klient wypełnia wspomniany brief, czyli definiuje założenia do projektu. Na tym etapie określane są cele biznesowe, które projekt powinien realizować, koszt oraz dokładny termin realizacji.
Kontaktując się z agencją i zlecając jej wykonanie projektu klient musi wiedzieć czego konkretnie chce – projektu logo, plakatu, strony internetowej…? Musi określić jakiego terminu realizacji oczekuje, udzielić informacji na temat swojej działalności – jej zakres, od kiedy istnieje, na jakich rynkach działa. Powinien podać cel, a w szczególności oczekiwania, co do realizacji projektu w odniesieniu do działalności firmy. Określić kto jest odbiorcą (klient, użytkownik) oraz konkurencją na rynku. Opisać co mu się podoba, a co nie.
Wszystkie te informacje pomogą zrozumieć projektantom, jaka jest specyfika danego rynku, na którym ma zaistnieć przedsięwzięcie oraz podsunąć klientowi sprawdzone i optymalne rozwiązania.
Zlecając zadanie wyspecjalizowanej firmie, klient liczy na kreatywność oraz pomoc. Jednak gusta są różne i zleceniobiorca musi wiedzieć, w którym kierunku powinien zmierzać, a który zupełnie odrzucić. Jako profesjonalista działający w branży kreatywnej, marketingowej, IT itd. doradzi klientowi, przedstawi najlepsze rozwiązania, jednak nie czyta w myślach, więc musi mieć konkretne informacje 🙂
Po przeanalizowaniu briefu, my jako agencja weryfikujemy wszelkie założenia, przeprowadzamy research rynku, dopytujemy klienta o ewentualne szczegóły.
Następnie wkraczamy w fazę konsultacji z naszym zespołem. Nie ma obecnie możliwości, żeby projekt był tworzony od początku do końca przez jedną osobę (m.in. o tym wspominaliśmy w artykule na temat projektowania stron internetowych).
W przypadku długotrwałych albo złożonych projektów, podzielonych na etapy, może zajść konieczność zatwierdzania prac na każdym z nich w celu przejścia do następnego. O ile wymagania klienta określają, jakie procesy biznesowe i w jakim stopniu powinien spełniać końcowy projekt, o tyle w kolejnych etapach należy dodatkowo sprawdzać funkcjonalność całego projektu.
W uzgodnionym na początku terminie gotowy projekt przesyłany jest do klienta w celu akceptacji. Jeśli nie ma uwag, ewentualnych poprawek – zatwierdzony projekt jest zapisywany i wdrażany do użytku.
Podsumowując: określenie swoich wymagań poprzez wypełnienie briefu to konieczność, aby realizacja projektu się powiodła i zaspokoiła oczekiwania obu stron – zleceniodawcy i wykonawcy.
Drogi kliencie pamiętaj więc, iż prośba o skonkretyzowanie Twojego pomysłu to wynik naszego doświadczenia oraz chęci, aby cały proces poszedł szybko i bezboleśnie, a nie przysporzenia Ci dodatkowej pracy 🙂